Phí quản lý vận hành
Thông tư số 02/2016/TT-BXD của Bộ Xây dựng, phí Quản lý chung cư sẽ do người dân và Ban quản trị tự thỏa thuận. Tùy thuộc vào đặc điểm, tính chất, loại hình của từng chung cư, cư dân và Ban quản trị cũng như CityHomes có thể bàn bạc và thống nhất mức phí quản lý sao cho phù hợp nhất.
Phí quản lý do các hộ dân đóng cùng với các loại phí khác sẽ được đưa vào quỹ quản lý chung cư. Quỹ này sẽ được sử dụng để chi trả cho các hoạt động nhằm duy tu, bảo dưỡng các khu vực sở hữu chung, các tiện ích chung cũng như chi trả cho CityHomes hoặc đội ngũ nhân sự tham gia quản lý chung cư. Việc phân bổ quỹ này sẽ tùy thuộc vào đặc điểm của mỗi chung cư và sẽ do cư dân cùng Ban quản trị và CityHomes xây dựng.
Để tránh tranh chấp, khiếu kiện đồng thời thực hiện minh bạch hóa chu trình quản lý, tất cả việc thu – chi của quỹ này nên được thông báo tới các hộ dân theo từng quý. Ngoài ra, CityHomes cũng nên thực hiện các khảo sát, lấy ý kiến của cư dân về việc sử dụng quỹ quản lý để có những điều chỉnh thích hợp và hiệu quả.
Ngân sách tài chính
Bên cạnh việc giám sát, kiểm soát các hoạt động quản lý chung cư thì một nhiệm vụ chủ chốt khác của Ban quản trị chung cư là xây dựng ngân sách tài chính hàng năm, lên danh sách các hạng mục chi tiêu sao cho tiền phí quản lý do mỗi hộ dân đóng góp được sử dụng một cách hiệu quả, hợp lý. Đối với thực tiễn tại Việt Nam, Ban quản trị cần chuẩn bị bản ngân sách chi phí ước tính hàng năm cho từng hạng mục và số tiền thu được bao gồm cả phí quản lý hàng tháng và các doanh thu khác.
Khi lập kế hoạch ngân sách, Ban quản trị cần tính đến các chi phí của những năm trước. Các thông tin khác, ví dụ như các danh mục cần thêm/bỏ trong năm tới, các khoản lệ phí khác nhau phát sinh từ lạm phát cũng nên được tính đến. Nếu ngân sách ước tính cao hơn 50% so với chi phí quản lý thì cần tổ chức cuộc họp chung để các chủ sở hữu bỏ phiếu thông qua.
Ngân sách chủ yếu bao gồm các mục sau đây:
-
Phí quản lý hàng tháng và các khoản thu khác;
-
Quỹ lương chi trả cho nhân viên phục vụ lâu năm, các khoản bắt buộc và bảo hiểm lao động cho các nhân viên quản lý;
-
Chi phí bảo trì cho các khu vực công cộng và trang thiết bị trong tòa nhà;
-
Chi phí cho dịch vụ và dụng cụ làm sạch;
-
Phí điện nước công cộng, phí điện thoại, văn phòng phẩm và chi phí phụ khác;
-
Bảo hiểm cháy nổ và bảo hiểm cho bên thứ ba; quỹ dự phòng (để đáp ứng các chi phí phát sinh không mong muốn hoặc các trường hợp khẩn cấp như nổ đường ống nước, mất điện đột ngột,..).
Kiểm soát tài chính
Tính minh bạch trong việc kiểm soát tài khoản là yếu tố then chốt để quản lý chuyên nghiệp, tránh các tranh chấp, kiện cáo cũng như ngăn chặn các nguy cơ dẫn đến tham nhũng. Nhằm đảm bảo cụ thể hóa mọi yếu tố tài chính, CityHomes hay Ban quản trị nên tuân thủ một số các nguyên tắc dưới đây:
-
Sử dụng hệ thống tiền mặt tạm ứng khi mua hàng hóa có giá trị nhỏ;
-
Ban hành biên lai chính thức sau khi thu phí quản lý hoặc các khoản thanh toán khác;
-
Mở một tài khoản ngân hàng có trả lãi theo tên của Ban quản trị để sử dụng cho các công việc liên quan đến quản lý tòa nhà;
-
Séc hoặc biên lai rút tiền chỉ có giá trị khi có chữ ký đồng thời của thủ quỹ và của ít nhất một thành viên có thẩm quyền;
-
Thủ quỹ phải lưu giữ tất cả các báo cáo ngân hàng, sổ sách và sổ chi theo đúng mục đích;
-
Các khoản thu, chi hàng tháng cần được ghi chép và sắp xếp rõ ràng;
-
Phân loại và sắp xếp biên lai theo thứ tự và lưu trữ ít nhất là 6 năm;
-
Dán bản sao tóm tắt thu nhập và chi tiêu của Ban quản trị ở vị trí nổi bật trong tòa nhà, ít nhất là 3 tháng một lần, mỗi lần dán thông báo kéo dài ít nhất là 7 ngày liên tiếp;
-
Chậm nhất là 15 tháng sau ngày đăng ký thành lập Ban quản trị, Ban quản lý có trách nhiệm chuẩn bị báo cáo tài chính, và hàng năm phải chuẩn bị báo cáo tài chính (báo cáo này sẽ được kiểm toán nếu chung cư có trên 50 căn hộ) cùng với báo cáo của kế toán (nếu có), để đưa ra trước cuộc họp thường niên của Ban quản trị.
#CITYHOMESVIETNAM
